POSITION SUMMARY (RESUMEN DE LA POSICIÓN): 

Under the direction of the CS/OPS Global Hub Supervisor LATAM, is responsible for contacting the sites of the assigned country(s), in order to carry out the coordination via telephone, email or other approved communication channel (with date, time and contact authorized) for the deliveries or pickups, execute, track and review activities related to job execution and system updates, handling a high level of customer service, issue resolution and internal communication, as well as order and control over assigned tasks, committed to continuous improvement and customer satisfaction.  

(Bajo la dirección del Supervisor de OPS/CS Global Hub LATAM, es responsable de contactar a los sitios de(los) país(es) asignados, con el fin de realizar la coordinación vía telefónica, correo electrónico u otro canal de comunicación aprobado (con fecha, hora y contacto autorizado) para la entrega o recolección de las distribuciones, ejecutar, rastrear y revisar actividades para la ejecución del envío y las actualizaciones en sistema, manejando un alto nivel de servicio al cliente, resolución de novedades y comunicación interna, así como orden y control sobre las tareas asignadas, comprometido con la mejora continua y la satisfacción del cliente). 

PRIMARY DUTIES AND RESPONSIBILITIES (DEBERES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES): 

Fullfill all the position duties, such as: (Cumplir con sus obligaciones, tales como:). 

• All contact and coordination activities are properly done in a timely and cost-effective way. (Todas las actividades de contacto y coordinación se completen adecuadamente, a tiempo y de manera entable). 

• Make the activity records correctly, in the assigned control tool for the function, generating efficient communication flows, which help to guarantee the success of the function for the company. (Realizar de manera correcta los registros de actividad en la herramienta de control asignada, generando flujos de comunicación eficientes que ayuden a asegurar el éxito de la función para la compañía) 

Ensure the timely filing and update of the activities under its responsibility, to allow the generation of performance indicators for the team. Asegurar el oportuno registro y actualización sobre las actividades a su cargo, para permitir la generación de indicadores de gestión del equipo. 

To edit and maintain shipments in TMS (Transportation Management System) or the applicable system according to process instructions. Editar y mantener los envíos en el sistema TMS o el que aplique, de acuerdo con las instrucciones del proceso.   

Frequently check over the Transport Management System monitors and manage the pre-advice shipments. Revisar continuamente Sistema de Gestión de Transporte y manejar los envíos preavisados. 

To work safely with all relevant regulations (IATA) as well as laws and ordinances; Trabaja de forma segura con todos los reglamentos pertinentes (IATA), así como las leyes y ordenanzas 

To use and maintain the available tools; Utilizar y mantener las herramientas disponibles  

To keep proper communication with national and international offices stations of World Courier as needed in a kindly and timely manner; Comunicarse con las oficinas nacionales e internacionales de World Courier según sea requerido, de manera amable y oportuna. 

Recognize and utilize important information and make immediate use of this information (All Stations Emails, Ops-Memos, customer instructions); Reconocer y utilizar información importante y hacer uso inmediato de esta información (Correos de Todas las Estaciones, Memos Operativos, instrucciones de los clientes)  

Coordinate order pickup / delivery / recovery / tendering of shipments as needed in close collaboration with local CS/OPS office colleagues Gestionar envíos, recolecciones, entregas o recuperación según sea necesario, en estrecha colaboración con los colegas de CS/OPS, en las oficinas locales  

Select routings by deciding on a single or combination of transportation-types; Seleccionar rutas decidiendo entre un único tipo de transporte o una combinación de ellos; 

Check the planned departure or arrival times of flights (“Post Flight Check”); Verificar los horarios de salida o llegada previstos de los vuelos (“Control Posterior al Vuelo”); 

Make suggestions to improve processes, efficiency, and consistency to develop the performance of the department; Hacer sugerencias para mejorar los procesos, la eficiencia y la consistencia para desarrollar el funcionamiento del departamento; 

Perform any other duties the employee has been trained for. Realizar otros deberes para los que el empleado haya sido capacitado 

The above statements are intended to describe the general nature and level of work being performed by people assigned to this classification. They are not to be construed as an exhaustive list of all responsabilities, duties, and skills required of personnel so classified. All personnel may be required to perform duties outside of ther normal responsabilities from time to time, as needed.  

(Las declaraciones anteriores tienen la intención de describir la naturaleza general y el nivel de trabajo que realizan las personas asignadas a esta clasificación. No deben interpretarse como una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, deberes y habilidades requeridas del personal clasificado de esta manera. Todo el personal puede estar obligado a realizar tareas fuera de sus responsabilidades normales de vez en cuando, según sea necesario). 

EXPERIENCE AND EDUCATIONAL REQUIREMENTS (EXPERIENCIA Y REQUISITOS ACADÉMICOS): 

Requires (require):  

• University Degree in foreign trade, business administration, logistics, industrial engineering or related careers from an accredited university. 

Se requiere título técnico o universitario en comercio exterior, administración de empresas, logística, ingeniería industrial o carreras afines de una universidad acreditada. 

• Minimum 2 years related and progressive experience. 

 Mínimo de 2 años de experiencia relacionada y con responsabilidades progresivas. 

• Command of English: intermedium written and oral skills  

(Dominio del idioma Inglés: habilidades escritas y orales intermedias). 

REPORTS DIRECTLY TO (REPORTA DIRECTAMENTE A):  

Reports to (Reporta a) 

• Global Hub Supervisor LATAM (Supervisor del Global Hub LATAM) 

MINIMUM SKILLS, KNOWLEDGE AND ABILITY REQUIREMENTS (REQUISITOS MÍNIMOS DE HÁBILIDADES, CONOCIMIENTOS Y CAPACIDADES): 

Fluency in Portuguese is a must (verbal and written communication) (Dominio de idioma portugués: habilidades escritas y orales mandatorias). – This is mandatory when Representative has Brasil coordinations in charge under his position. (Esto es mandatorio cuando el Representante tenga a cargo operaciones con Brasil, dentro de su posición). 

Ability to work quickly and accurately under time and volume constraints as well as under pressure. (Habilidad para trabajar en forma rápida y precisa bajo limitaciones de tiempo y volumen, así como también bajo presión). 

Strong interpersonal and communication skills. Capable of generating customer confidence. (Grandes capacidades interpersonales y de comunicación. Capaz de generar confianza hacia el cliente). 

Strong organizational skills, attention to detail and teamwork. (Gran capacidad de organización; atención a los detalles y trabajo en equipo). 

Be able to take initiatives and responsibilities. (Ser capaz de tomar iniciativas y asumir responsabilidades). 

Good computer skills, knowledge of Microsoft Word, Excel, PowerPoint and Outlook. (Buenas Capacidades en computación. Conocimiento de Microsoft Word, Excel, PowerPoint y Outlook). 

Work schedule flexibility (Flexibilidad en el horario de trabajo)